La pandémie de COVID-19 a forcé les entreprises du monde entier à adopter des modèles de travail à domicile. Alors que les vaccins se déploient et que les bureaux commencent à rouvrir, nous pouvons tirer les leçons du travail à distance pour nous assurer que les employés sont heureux et productifs en mettant en œuvre de nouveaux modèles hybrides.
Avant la pandémie, de nombreuses entreprises se demandaient si les modèles de travail à domicile (WFH) pourraient jamais être aussi efficaces que le travail au bureau. Ensuite, COVID-19 a frappé et a fait de la FMH le seul choix. A force, il fallait trouver comment être efficace si on espérait s'en sortir. Dans la foulée, la gestion à distance de nos équipes nous a également obligés à renégocier notre compréhension des relations sociales. En mettant en œuvre de nouveaux outils, méthodes et approches à distance que nous n'avions jamais envisagés auparavant, nos employés ont pu être plus productifs.
Maintenant que le déploiement de la vaccination réduit la menace d'interactions en personne, les entreprises envisagent de retourner au bureau. Alors que le modèle WFH offre une grande flexibilité, la valeur de l'apprentissage passif au bureau et les avantages d'un environnement social positif peuvent également s'avérer pour améliorer la productivité des employés . La meilleure façon d'avancer consiste à combiner les éléments que nous avons appris au cours de notre expérience de la pandémie qui ont permis une plus grande productivité du télétravail avec une nouvelle compréhension de la façon dont le bureau peut être intégré à cette dynamique flexible avec un modèle hybride.
Voici cinq leçons pour fusionner le travail à distance et au bureau dans un modèle hybride productif que nous avons appris après avoir travaillé à domicile pendant la pandémie.
1. Nous avons besoin des bonnes choses
Cela peut sembler évident, mais pour bien faire un travail, vous avez besoin des bons outils. La FMH a élargi notre bibliothèque de ressources simplement en nous forçant à nous concentrer sur différentes priorités. Après que la pandémie ait renvoyé tout le monde chez soi, investir dans des logiciels, des plates-formes et un Internet de qualité est devenu nécessaire pour maintenir les entreprises en activité. En fin de compte, ces investissements ont rendu les choses beaucoup plus efficaces.
Avec tout le monde travaillant à domicile, le haut débit et la fibre optique sont devenus cruciaux. Nous ne faisons qu'effleurer la surface de leur plein potentiel, mais notre expérience de la FMH nous a montré que pour atteindre ce potentiel, tout le monde a besoin d'un accès aussi bon. Même au sein de mon entreprise, nous avons découvert que peu d'employés disposaient d'un haut débit alimenté par fibre optique, de sorte que leur vitesse ne pouvait jamais suivre ce que d'autres qui avaient de meilleures connexions étaient capables de faire.
Lorsque la pandémie a envoyé tout le monde travailler à domicile, nous avons fini par trouver des lacunes d'efficacité là où nous ne savions jamais chercher et les avons comblées en mettant en œuvre les outils les plus récents dont nous ignorions avoir besoin. Microsoft, par exemple, avait déjà lancé des plateformes collaboratives comme OneNote et OneDrive avant le COVID-19, mais peu de gens les utilisaient. Maintenant, ils sont un terme de bureau aussi familier que Zoom.
Facilitez la tâche de vos employés en vous assurant qu'ils disposent du bon équipement pour faire le travail, à la maison comme au bureau. Pendant la pandémie, de nombreuses entreprises ont aidé leur personnel à distance à équiper leur bureau à domicile, et leurs opérations sont désormais déjà configurées pour effectuer une transition flexible entre le bureau et les options WFH selon les besoins. Si les employés disposent des mêmes outils pour faire le travail sur l'un ou l'autre site avec le nouveau modèle hybride, ils peuvent travailler depuis les deux avec une productivité égale.
2. Nous pouvons trouver la meilleure personne pour faire le meilleur travail
Embaucher le meilleur candidat se traduira également par une plus grande productivité - un autre point apparemment évident que la FMH nous a obligés à examiner d'un œil neuf. Traditionnellement, les responsables du recrutement recherchent des talents dans un rayon praticable autour du bureau, mais l'embauche de travailleurs à distance ouvre le vivier de talents à des candidats plus qualifiés. Dans ce monde post-pandémique, la recherche par défaut de la meilleure personne pour faire le travail inclura probablement les deux options.
La collaboration au bureau permet aux nouveaux employés et aux jeunes employés d'absorber les connaissances de leurs supérieurs afin que l'entreprise puisse grandir et mûrir, mais le travail à distance peut garder les portes ouvertes si le bon candidat en personne ne se présente jamais. Si nous le regardons à travers les yeux du nouveau modèle hybride, nous pouvons avoir le meilleur des deux mondes. Grâce à la flexibilité à distance intégrée au travail, nous avons accès à plus de candidats que nous ne le ferions si nous limitions nos options aux seuls employés de bureau.
Surtout pour les petites entreprises et les entrepreneurs , avoir accès aux meilleurs talents, même à des milliers de kilomètres, vous place dans une position concurrentielle. Avant la pandémie, 35 % des employés estimaient qu'ils avaient plus d'opportunités de trouver un emploi de qualité grâce au travail à distance. Désormais, un travailleur sur deux doute qu'il retournerait à un emploi sans option à distance, la flexibilité dans ce domaine deviendra donc de plus en plus importante. Le modèle hybride vous permet d'inviter plus de candidats à la table et augmente les chances que vous trouviez le bon pour le poste.
3. Nous avons besoin de transparence et de la fin des réunions de couloir
Avec les outils disponibles qui le rendaient si facile, WFH était un cours accéléré sur la transparence. Nous avons été agiles dans nos décisions face aux nouveaux obstacles de la pandémie, mais ce n'est pas ce qui m'a surpris. La vraie différence est venue de la façon dont nous avons communiqué ces décisions avec une plus grande transparence en raison du modèle de travail à distance.
La transparence favorise la confiance et la loyauté des employés, et les travailleurs qui souhaitent travailler pour vous feront de leur mieux. Mais la transparence n'a pas toujours été une priorité avant que tout ne soit facilement diffusé lors d'une réunion Zoom. Dans l'ancienne dynamique de bureau, les décisions peuvent avoir été prises en marchant dans les couloirs avec une poignée de personnes, pas toujours communiquées à tout le monde.
Une fois que nous avons appris la facilité d'une communication transparente avec des outils à distance grâce à notre expérience de télétravail forcé, nous avons vu plus clairement l'inefficacité de ces «réunions de couloir». D'un simple clic sur un bouton, nous pouvons partager les informations nécessaires avec un écran de visages, tous entendant le même message et se sentant partie intégrante de l'équipe. Bien sûr, une fois de retour au bureau, ces réunions de couloir sont susceptibles de reprendre, mais nous savons maintenant comment appliquer de meilleures compétences de communication à l'aide d'outils à distance pour effectuer facilement un suivi avec une plus grande transparence lorsqu'elles le font.
4. Nous devons normaliser la pensée axée sur les résultats
La quatrième leçon que notre expérience de la FMH nous a apprise est de savoir comment appliquer directement la pensée axée sur les résultats aux individus. À l'échelle de l'entreprise, nous avons toujours adopté une approche basée sur les résultats, mais dans toutes les dynamiques de bureau, il peut être courant pour les gestionnaires de mesurer la productivité individuelle selon l'ancienne norme de temps. Cependant, avec tout le monde travaillant à domicile, il est devenu impossible de garder un œil physique sur le temps passé par les employés à être productifs. Nous avons donc dû ajuster nos attentes en matière de productivité individuelle.
Avec les employés à la maison, gérer chacune de leurs pauses toilettes est devenu beaucoup moins important que de s'assurer qu'ils ont terminé la charge de travail requise dans un délai donné. Nous avons appris que nous pouvions obtenir une plus grande productivité individuelle en établissant les objectifs que nous attendions d'eux et en leur permettant de guider eux-mêmes cette opération vers les résultats. Lorsque nous avons changé notre mentalité de productivité individuelle du temps au résultat, cela a permis des progrès dans tous les domaines.
Aujourd'hui, dans la transition vers un modèle hybride, l'adoption de cet état d'esprit basé sur les résultats pour chaque individu lui permet d'être productif dans n'importe quelle situation, depuis n'importe quel endroit. Par exemple, au lieu de réprimander les employés pour avoir dit à un client : « Cela va à l'encontre de la politique », pensez au résultat que l'entreprise souhaite réellement. Si vous vous attendez à une meilleure réponse, prenez une responsabilité proactive en établissant des pratiques standard pour toutes les situations, y compris celles où une entreprise n'a pas de marge de manœuvre. De cette façon, les employés peuvent toujours se sentir en confiance pour prendre des décisions autonomes qui reflètent une politique explicite, même lorsque les situations vont effectivement à l'encontre de celle-ci.
5. Nous avons besoin d'une approche empathique
La cinquième façon dont la gestion d'une équipe à distance nous a aidés à augmenter la productivité est l'empathie. Lorsque la pandémie a frappé, nous avons dû réapprendre à fonctionner efficacement, ce qui impliquait de prendre en compte l'apport de chacun. Partout au pays, la FMH a forcé les entreprises à reconstruire en utilisant une approche empathique, en écoutant et en répondant aux besoins des employés au fur et à mesure qu'ils se présentaient. En conséquence, dans une enquête récente, les travailleurs ont déclaré qu'ils seraient plus heureux dans une entreprise qui leur donnerait la possibilité de travailler à domicile, et les trois quarts ont déclaré qu'ils étaient les mêmes ou plus productifs lorsqu'ils travaillaient à distance.
Le travail à distance pendant la pandémie a permis aux employés de trouver des moments pour se détendre avec une tasse de café ou des commérages avec un ami sans affecter la productivité. Mais, c'était aussi isolant et parfois solitaire - le nouvel environnement hybride crée un gagnant-gagnant mutuel. Une approche empathique au bureau peut être aussi simple que d'inclure ces pauses dans l'horaire pour reconnaître leur importance pour le bien-être des employés. Encourager un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle est un moyen facile de montrer aux employés que vous vous souciez d'eux.
Même les outils à distance que la FMH nous a obligés à apprendre nous ont appris à quel point il peut être facile d'adopter une approche empathique et à quel point les employés l'apprécient. Désormais, dans le cadre d'un modèle hybride, nous savons qu'« être là » pour quelqu'un n'est qu'à un clic, peu importe où vous vous trouvez réellement. Un message rapide entre les équipes des bureaux, par exemple, peut vous mettre en contact avec une personne disponible pour vous aider à résoudre les problèmes plus rapidement. Avec la facilité des outils à distance pour répondre aux besoins des autres, je peux facilement aider leur productivité sans entraver la mienne, ce qui facilite une plus grande productivité globale même lorsque certains employés travaillent à domicile.
Par Cheri Beranek 
Membre fondatrice de Clearfield, Inc., Cheri Beranek est considérée comme une visionnaire des communications. Sa vaste expérience en leadership et son style de gestion unique combinés offrent des performances d'entreprise exceptionnelles.
Sous sa direction, Clearfield a enregistré 10 années consécutives de rentabilité et affiché des gains historiques tant au niveau de la capitalisation boursière que des capitaux propres. Aujourd'hui, Clearfield est une entreprise multinationale avec plus de 250 employés et plus de 700 clients.