Comment renforcer la communication au sein des équipes distantes et hybrides

Avec un grand nombre d'employés qui continuent de travailler à domicile, la mise en œuvre d'exercices de consolidation d'équipe amusants et fonctionnels est essentielle pour maintenir une excellente communication et culture sur le lieu de travail.

Le Covid-19 a obligé tout le monde à s'éloigner, mais de nombreuses entreprises, comme la nôtre, fonctionnaient déjà avec des modèles hybrides lorsque la pandémie a frappé. La plupart des entreprises qui n'avaient jamais appris à équilibrer l'énergie d'une équipe d'entreprise à distance ont eu du mal à maintenir tout le monde ensemble pendant la transition, mais nous avions déjà intégré l'empathie pour le travail à distance dans nos opérations. En conséquence, notre équipe est restée unie malgré l'obligation de mettre en œuvre un modèle plus divisé.

Une meilleure communication grâce à la constitution d'équipes conduit à une plus grande empathie, le trait le moins compris et le plus efficace que nous puissions développer en tant qu'employés. Mais si vous restez concentré sur le site, les travailleurs à distance se sentent exclus et leur travail en souffrira. Le travail à distance et les modèles hybrides sont là pour rester, de sorte que les entreprises qui peuvent étendre cette empathie aux travailleurs à distance avec des exercices de consolidation d'équipe maintiendront un lien plus fort entre leurs employés malgré la distance.

Voici comment procéder.

Introduire la socialisation productive

Les exercices de team building à distance que vos employés trouvent à la fois fonctionnels et amusants encouragent la productivité. Peu importe le lieu, tout le monde peut participer aux quiz sur Kahoot ! ou des jeux en ligne comme Jeopardy qui leur donnent un sujet commun à aborder. Vous pouvez créer des espaces d'assistance spécifiques pour les travailleurs à distance afin de discuter également des conseils sur le travail à domicile. J'offre des cadeaux pour faire savoir à mes employés distants que je pense à eux, et même cela est un niveau de consolidation d'équipe car cela affecte la façon dont ils me voient en tant que coéquipier.

Ces activités doivent être fonctionnelles, mais parfois le plaisir est la fonction elle-même. Planifiez un happy hour d'équipe ou un "Filter Friday" hebdomadaire, où les employés peuvent utiliser le filtre de leur choix dans les réunions Zoom. Bien que cela puisse sembler n'introduire que du plaisir, encourager une dynamique sociale positive parmi tous les travailleurs - en entreprise et à distance - leur fait savoir que vous vous souciez de leur bien-être, ce qui les motive à faire de leur mieux pour vous.

Supprimer les obstacles à la participation

Le bouche à oreille au bureau peut apprendre à quelqu'un ce qu'il ne sait peut-être pas, mais les travailleurs à distance en sont exclus, alors tenez compte de tous les obstacles à la communication lorsque vous planifiez un exercice de consolidation d'équipe. Si le fait de devoir trouver une nouvelle application par eux-mêmes constitue un obstacle à la participation à une activité, les employés peuvent considérer l'ensemble de l'effort comme une gêne. L'élimination des obstacles à la participation aux exercices de constitution d'équipe grâce à l'éducation dans des domaines tels que la technologie permet à chacun d'adhérer plus facilement et d'en récolter les bénéfices.

Bien entendu, l'établissement d'un modèle hybride stable dépend de la puissance et de la sécurité du réseau. Équiper les télétravailleurs d'un haut débit et d'une fibre de qualité, ainsi que de couches de sécurité supplémentaires - comme la protection sur les réseaux publics, les mises à jour automatiques du pare-feu et le cryptage des PC - leur permet de rejoindre plus facilement les activités de team building. Lorsque vous prenez en considération les obstacles qui peuvent amener les travailleurs à distance à être laissés pour compte, ils se sentent valorisés et inclus et veulent bien faire leur travail.

Assurez-vous que vos coéquipiers vont bien

Il peut être facile pour les employés de négliger leur santé lorsqu'ils sont isolés du reste de l'équipe, donc inclure des travailleurs à distance dans votre team building vous permet de savoir qu'ils vont bien. Les travailleurs à distance trouvent souvent que passer de la chambre au bureau à domicile est leur exercice de la journée, alors créez des voies de communication qui encouragent l'activité physique partagée. Une promenade à l'heure du déjeuner autour du bâtiment peut devenir un exercice de consolidation d'équipe à distance par chat vidéo, et tout le monde peut profiter de l'engagement social positif.

Les exercices de consolidation d'équipe peuvent également favoriser la santé mentale des travailleurs à distance. Non seulement le reste de l'équipe élève les travailleurs à distance grâce au soutien social, mais ils se retrouvent également avec plus d'empathie pour leurs coéquipiers à distance. Dans un programme de renforcement d'équipe, mes collègues et moi avons été initiés à une situation hypothétique dans laquelle une femme a été vue en train de dépasser la limite de vitesse, de dévier dans la circulation et, finalement, d'exécuter un panneau d'arrêt. Lorsqu'on a demandé aux membres de l'équipe de rassembler des idées sur ce qui se passait et sur la façon de résoudre la situation, les gens ont suggéré que le conducteur était imprudent, peut-être ivre ou simplement perturbateur. Cependant, lorsqu'il a été révélé que sa conduite était due à ses efforts pour obtenir de l'aide pour un bébé qui s'étouffait sur la banquette arrière, la colère au sein du groupe s'est rapidement transformée en empathie. Surtout lorsqu'ils travaillent à distance, on ne sait jamais quand des collègues ont un « bébé dans le dos », et cette pratique de consolidation d'équipe nous rappelle de demander s'ils vont bien.

Encourager l'apprentissage actif et passif

L'un des plus grands avantages du travail dans un bureau est l'apprentissage passif qui a lieu, donc encourager cela chez les travailleurs à distance nécessitera de sérieux efforts de constitution d'équipe. Avec l'apprentissage actif, un journal de formation établi décrit les étapes pour enseigner un nouveau poste, mais l'apprentissage passif vient simplement d'être en présence de quelqu'un avec plus de compétences ou de connaissances que vous-même. Une personne plus expérimentée dans le bureau peut ne pas partager intentionnellement ses paroles de sagesse avec des travailleurs subalternes afin qu'ils puissent apprendre - ils le font, tout simplement.

L'ouverture de la communication entre les travailleurs à distance et les personnes qui peuvent leur enseigner par l'exemple nécessitera de l'innovation dans les technologies de communication. Notre première solution était aussi simple que de mettre en œuvre le transfert de bureau à téléphone mobile, mais maintenant nous convertissons les utilisateurs aux softphones qui les suivent avec leurs ordinateurs. Au fur et à mesure que de plus en plus d'entreprises embauchent des travailleurs à distance, de plus en plus d'outils apparaîtront pour faciliter cet apprentissage passif très bénéfique entre elles, alors restez proactif dans vos investissements dans l'infrastructure hybride.

Le team building ouvre des canaux de communication qui permettent aux employés de développer des relations plus profondes les uns avec les autres, mais si une partie de votre équipe est distante, cela nécessite de nouvelles considérations. Lorsque vous rendez les activités amusantes et fonctionnelles facilement accessibles à tous les employés, ils apprennent à mieux travailler ensemble, peu importe où ils se trouvent. Lorsque vous vous souciez de vos collègues et appréciez leur contribution à l'équipe, le désir de voir tout le monde réussir vient plus naturellement, et une plus grande productivité s'ensuit.

Par Cheri Beranek

Membre fondatrice de Clearfield, Inc., Cheri Beranek est considérée comme une visionnaire des communications. Sa vaste expérience en leadership et son style de gestion unique combinés offrent des performances d'entreprise exceptionnelles.

Sous sa direction, Clearfield a enregistré 10 années consécutives de rentabilité et affiché des gains historiques tant au niveau de la capitalisation boursière que des capitaux propres. Aujourd'hui, Clearfield est une entreprise multinationale avec plus de 250 employés et plus de 700 clients.