Ai-je mentionné que Clearfield a déménagé récemment ? Bien sûr que je l'ai fait. Notre déménagement épique dans notre nouvelle installation de 70 000 pieds carrés est maintenant dans les livres d'histoire. Mais cela a pesé lourdement sur nos esprits collectifs pendant des mois, voire des années, avant cela.
En cours de route, nous avons appris quelques choses, alors j'ai pensé partager quelques idées qui pourraient être utiles à quiconque envisage un déménagement d'entreprise. (Certains de ces apprentissages peuvent également être applicables aux mouvements personnels.)
1. Soyez sûr.
Il y a beaucoup de raisons de déménager votre entreprise : pour augmenter vos profits ; fidéliser vos clients ; attirer de nouveaux clients ; ou, dans notre cas, faire de la place pour accueillir notre inventaire et nos personnes en expansion. J'avertis quiconque d'être absolument certain que c'est la bonne chose à faire en ce moment. C'est l'une des décisions les plus importantes que vous prendrez probablement pour votre entreprise. Assurez-vous simplement que c'est le bon.
2. Trouvez le bon endroit.
Tout le monde connaît la première règle de l'immobilier : "Emplacement, emplacement, emplacement". Au-delà de cela, lors de la sélection d'un nouveau lieu pour votre entreprise, nous avons pris en compte plusieurs autres facteurs :
- Stabilité du marché – S'agit-il d'un secteur d'activité en croissance ou qui commence à stagner ? Sera-t-il viable dans 5 à 10 ans ?
- Commodité/Accessibilité – Les employés, clients et autres peuvent-ils s'y rendre facilement ?
- Abordabilité – Le bail ou l'hypothèque est-il abordable? Le prix est-il adapté à ce que vous obtenez ? (Je sens que je pourrais maintenant écrire un livre sur la négociation de baux stratégiques.)
- Extensibilité - Y a-t-il de la place pour grandir à mesure que votre entreprise se développe ?
- Voisins - Voulez-vous un bureau en face d'un rival majeur ou d'une école primaire ?
- Distance du bureau actuel - Quels sont les avantages et les inconvénients de laisser le code postal ?
Évidemment, il y a beaucoup d'autres considérations, mais c'est un début.
3. Commencez une liste de contrôle et vérifiez-la souvent.
Une fois que vous avez décidé que vous déménagez et où vous allez, créez une liste de contrôle indiquant qui, quoi, quand et comment vous allez déménager. Nous avions un groupe de travail chargé de superviser tout ce qui devait être fait avant, pendant et après le déménagement. (Le déménagement en lui-même demande beaucoup de préparation, mais il était tout aussi essentiel de se mettre en marche, après le déménagement.) Il existe un certain nombre de listes de contrôle de déménagement utiles disponibles en ligne, y compris celle- ci .
4. Nettoyer la maison.
Le déménagement est le moment idéal pour nettoyer vos vieux appareils électroniques (ordinateurs, photocopieurs, imprimantes, télécopieurs, vieux téléphones, etc.), le mobilier de bureau et les fournitures dont vous n'avez plus besoin. Il ne sert à rien de payer quelqu'un pour déplacer des objets dont vous n'avez plus besoin. Il existe plusieurs organismes à but non lucratif auxquels vous pouvez faire don de vos anciens PC, moniteurs et téléviseurs , ainsi que des endroits où vous pouvez faire don de matériel de bureau, de mobilier et de fournitures . La beauté est que vous recyclez, aidez quelqu'un dans le besoin et obtenez potentiellement un allégement fiscal.
5. Gardez les perturbations au minimum.
L'objectif principal de Clearfield était de rendre cette décision totalement transparente pour nos clients. Je crois que nous avons réussi. Je sais que nous n'avons pas raté un jour d'expédition. Nous l'avons fait en programmant notre déménagement à des moments qui ne perturberaient pas les opérations normales. Plus facile à dire qu'à faire pour tout le monde, je me rends compte, mais après les heures de travail, les week-ends, les jours fériés fédéraux et pendant votre saison creuse, c'est mieux.
6. Tenez tout le monde au courant.
Il est essentiel de tenir tout le monde au courant des mises à jour de déménagement en cours de route. Nous n'avons rien laissé au hasard - en utilisant toutes les ressources à votre disposition : e-mail, téléphone, médias sociaux et une carte postale postale. Les mouvements deviennent beaucoup moins effrayants lorsque les lignes de communication sont ouvertes.
7. Aucune entreprise de déménagement ne se ressemble.
Si vous envisagez d'embaucher un déménageur, commencez à appeler au moins deux mois à l'avance. Nous avons interviewé plusieurs candidats et obtenu plusieurs devis. Important : demandez une attestation d'assurance. Certes, faire appel à un déménageur professionnel coûte plus cher que de le faire soi-même. Mais, selon notre expérience, vous économisez de l'argent à long terme. Nous avons été opérationnels plus tôt et n'avons pas eu à monopoliser le temps précieux des employés avec des minuties mobiles. (De plus, des déménageurs formés peuvent minimiser les accidents potentiels car ils savent ce qu'ils font.)
8. Développer un système.
Nous avions un système qui nous convenait. Par exemple, nous avons trouvé qu'il était conseillé de marquer les boîtes sur le dessus et sur les côtés, afin de pouvoir localiser les articles plus rapidement. Si vous avez une multitude de boîtes, comme nous l'avons fait, il est également avantageux d'avoir un système de numérotation pour éviter de perdre des objets lors du déménagement.
9. Changement d'adresse.
Naturellement, vous devrez changer votre adresse sur tout. Tout d'abord, parce que c'est à la fois le plus important et le plus simple, mettez à jour votre site Web. Ensuite, mettez à jour votre adresse sur les signatures d'e-mails, le matériel de bureau, les factures, la papeterie, les cartes de visite, etc. Bien sûr, vous devrez avertir la poste, la banque, les créanciers, etc. C'est une bonne idée de faire une recherche en ligne de votre nom commercial. Vous serez surpris de voir où vous trouverez votre entreprise répertoriée avec d'anciennes informations de contact.
10. Prenez tout cela dans la foulée.
Quelqu'un m'a dit que lorsqu'il s'agit de déménager, quelque chose va probablement mal se passer, se perdre ou être négligé. Essayez de ne pas transpirer les petites choses.
Ils ont une devise dans le secteur de la relocalisation : "Résolvez les problèmes de déménagement comme vous avez emballé vos cartons - un à la fois".