¿Mencioné que Clearfield se mudó recientemente? Por supuesto lo hice. Nuestra mudanza épica a nuestra nueva instalación de 70,000 pies cuadrados ahora está en los libros de historia. Pero pesó mucho en nuestras mentes colectivas durante meses, si no años, antes de eso.
En el camino, aprendimos algunas cosas, así que pensé en compartir algunas ideas que podrían ser útiles para cualquiera que esté contemplando una mudanza corporativa. (Algunos de estos aprendizajes también pueden ser aplicables a mudanzas personales).
1. Asegúrate.
Hay muchas razones para reubicar su negocio: para aumentar sus ganancias; retener a sus clientes; atraer nuevos clientes; o, en nuestro caso, hacer espacio para acomodar nuestro inventario y personas en expansión. Le advierto a cualquiera que esté absolutamente seguro de que esto es lo correcto en este momento. Es una de las decisiones más importantes que probablemente tomará para su empresa. Solo asegúrate de que sea el correcto.
2. Encuentra el lugar adecuado.
Todo el mundo conoce la primera regla de los bienes raíces: “Ubicación, ubicación, ubicación”. Más allá de eso, al seleccionar una nueva ubicación para su negocio, hay varios otros factores que consideramos:
- Estabilidad del mercado : ¿es un área comercial en crecimiento o comienza a estancarse? ¿Será viable en 5-10 años?
- Conveniencia/Accesibilidad : ¿Los empleados, clientes y otras personas pueden llegar fácilmente?
- Asequibilidad : ¿Es asequible el arrendamiento o la hipoteca? ¿Tiene el precio adecuado para lo que obtienes? (Siento que ahora podría escribir un libro sobre negociación estratégica de arrendamiento).
- Capacidad de expansión : ¿hay espacio para crecer a medida que su negocio se expande?
- Vecinos : ¿quieres tener una oficina al otro lado de la calle de un rival importante o de una escuela primaria?
- Distancia desde la oficina actual : ¿cuáles son las ventajas y desventajas de dejar el código postal?
Obviamente, hay muchas otras consideraciones, pero eso es un comienzo.
3. Inicie una lista de verificación y revísela con frecuencia.
Una vez que haya decidido que se mudará y hacia dónde se dirige, cree una lista de verificación de quién, qué, cuándo y cómo se mudará. Teníamos un grupo de trabajo encargado de supervisar todo lo que había que hacer antes, durante y después de la mudanza. (La mudanza, en sí misma, requiere mucha preparación, pero ponerse en marcha después de la mudanza fue igualmente fundamental). Hay una serie de listas de verificación útiles disponibles en línea, incluida esta.
4. Casa limpia.
La mudanza es el momento perfecto para limpiar sus viejos aparatos electrónicos (es decir, computadoras, fotocopiadoras, impresoras, máquinas de fax, teléfonos viejos, etc.), muebles de oficina y suministros que ya no necesita. No tiene sentido pagarle a alguien para que mueva artículos que ya no necesita. Hay varias organizaciones sin fines de lucro a las que puede donar sus computadoras, monitores y televisores viejos , así como también lugares donde puede donar equipos, muebles y suministros de oficina . La belleza es que estás reciclando, ayudando a alguien que lo necesita y potencialmente obteniendo una exención de impuestos.
5. Mantenga la interrupción al mínimo.
El objetivo principal de Clearfield era hacer que este movimiento fuera completamente transparente para nuestros clientes. Creo que tuvimos éxito. Sé que no nos faltó ni un día de envío. Lo hicimos al programar nuestra mudanza durante esos momentos que no perturbarían las operaciones normales. Es más fácil decirlo que hacerlo para todos, me doy cuenta, pero es mejor fuera del horario de atención, los fines de semana, los feriados federales y durante la temporada baja.
6. Mantén a todos informados.
Es fundamental mantener a todos informados sobre las actualizaciones de movimiento en el camino. No dejamos nada al azar, utilizando todos los recursos a su disposición: correo electrónico, teléfono, redes sociales y una postal de correo postal. Los movimientos se vuelven mucho menos aterradores cuando las líneas de comunicación están abiertas.
7. No hay dos empresas de mudanzas iguales.
Si planea contratar una empresa de mudanzas, comience a llamar con al menos dos meses de anticipación. Entrevistamos a varios candidatos y obtuvimos varias cotizaciones de precios. Importante: solicite comprobante de seguro. Ciertamente, contratar una empresa de mudanzas profesional cuesta más que hacerlo usted mismo. Pero, según nuestra experiencia, ahorra dinero a largo plazo. Estuvimos listos y funcionando antes, y no tuvimos que ocupar el valioso tiempo de los empleados con minucias de mudanza. (Además, los transportistas capacitados pueden minimizar los posibles contratiempos porque saben lo que están haciendo).
8. Desarrollar un sistema.
Teníamos un sistema que era adecuado para nosotros. Por ejemplo, nos pareció recomendable marcar las cajas tanto en la parte superior como en los lados, para poder ubicar los artículos más rápidamente. Si tienes multitud de cajas, como hicimos nosotros, también vale la pena tener un sistema de numeración para evitar perder elementos en el movimiento.
9. Cambio de domicilio.
Naturalmente, tendrás que cambiar tu dirección en todo. Primero, porque es lo más importante y lo más fácil, actualice su sitio web. Luego actualice su dirección en firmas de correo electrónico, materiales de oficina, facturas, papelería, tarjetas de presentación, etc. Por supuesto, deberá notificar a la oficina de correos, al banco, a los acreedores, etc. Es una buena idea hacer una búsqueda en línea de su Nombre del Negocio. Se sorprenderá de dónde encontrará su empresa en la lista que muestra la información de contacto anterior.
10. Tómalo todo con calma.
Alguien me dijo que cuando se trata de mudarse, algo probablemente saldrá mal, se perderá o se pasará por alto. Trate de no preocuparse por las cosas pequeñas.
Tienen un lema en el negocio de la reubicación: "Aborde los problemas de mudanza tal como empacó sus cajas, uno a la vez".